Login
Event planning
Special offers
Konferencia
A konferenciaszervezés támogatása, a konferencia, mint rendezvény, és a konferenciaszervezés sajátosságai, a konferenciaszervezés folyamatainak elemzése, konferencia termek, konferencia központok, és egyéb konferencia helyszínek jellemzői
A konferencia szervezésének első lépései
A konferencia igen összetett rendezvény, ennek megfelelően a konferenciaszervezés szerteágazó folyamatok precíz összehangolását, felkészült, gyakorlott szakmai stáb több hónapos elhivatott munkáját igényli. A konferencia témájától függően az alább kifejtetteken kívül esetleg további munkafolyamatokra, sajátosságokra is készülni kell, de a konferenciaszervező első feladata minden esetben a konferencia alapvető adatainak meghatározása, melyek közül a legfontosabbak:
- a konferencia kezdetének és végének időpontja (egy átlagos konferencia 4-5 napig tart, melybe általában a hétvége is beleesik, a konferenciaszezon a tavasz, és az ősz)
- előadók, előadások száma
- a konferencia résztvevőinek és kísérőiknek a várható létszáma
- az előadók és résztvevők által beszélt nyelvek
- konferenciatechnikai eszköz igény - hangtechnikai eszközök, mikrofonok, hangosítás, tolmácsberendezések, vizuáltechnikai eszközök, projektorok, vetítővászon, stb...
- a szükséges protokolláris vendéglátás adatai
Az alapvető információk rögzítését a konferencia üzleti tervének, megvalósíthatósági tanulmányának, forgatókönyvének elkészítése, a konferencia részvételi díjának meghatározása, majd a konferencia szervezőbizottságának felállítása, a konferenciaszervezés feladatainak kiosztása és határidejük meghatározása követi. Gondoskodni kell továbbá a konferenciával egyszerre megrendezésre kerülő esetleges kísérőrendezvény (kiállítás, vásár, sajtótájékoztató) szervezésével kapcsolatos előkészületekről is, melyekkel kapcsolatosan további információt a rendezvényszervezésről, és a rendezvényszervezőkről szóló ismertetőinkben olvashat. Mint minden rendezvény, a konferencia esetében is a rendezvényhelyszín a legfontosabb tényező, hibás választással már a legelején kudarcra ítéltethet a konferenciaszervezés. A konferenciahelyszínek közötti választás tehát nagy odafigyelést igénylő feladat.
A konferenciahelyszín kiválasztása
Nagyobb létszámú konferencia szervezésére elsősorban a kifejezetten az erre a célra épített konferenciaközpontok alkalmasak, néhány konferenciaterem azonban ma már a szállodák többségében található, melyek általában maximum pár száz fős konferencia szervezéséhez adhatnak helyet. Hétvégi vagy nyári időpontokban megrendezésre kerülő konferenciához helyszín lehetőséget nyújtanak továbbá a főiskolai, egyetemi rendezvényközpontok is.A konferenciahelyszín kiválasztásának főbb szempontjai
- megfelelő számú, és méretű konferenciaterem, konferenciatechnikai felszereltség
- jó közlekedés, könnyű megközelíthetőség
- elegendő, megfelelő színvonalú szállás- és parkolási lehetőség a közelben
- elérhető, a résztvevők és vendégeik kikapcsolódását biztosító programlehetőségek
- a konferenciatechnika és a konferenciaszervezés területén jártas személyzet
A konferenciatermek kívánatos jellemzői
- légkondicionálás, fűtés, szellőzés
- természetes világítás, elsötétítés
- hangszigetelés
- megfelelő konferenciatechnikai felszereltség vagy lehetőség a telepítésére - színpadtechnikai eszközök (illeszthető pódiumelemek, pulpitus), hangtechnikai eszközök (hangosító berendezés, tolmácsberendezések), vizuáltechnikai eszközök (projektor, diavetítő, írásvetítő, mutatóeszközök, vetítővásznak), kommunikációs infrastruktúra (telefon, internetkapcsolat, fax)
- álljon rendelkezésre a konferenciaszervezés támogatására minden terem ülés módozatok szerinti kapacitása, méretarányos alap- és műszaki rajza (világítás- és fűtéskapcsolók, elektromos csatlakozók, telefonaljzatok, oszlopok, egyéb akadályok, szekrények, ajtók, ablakok, vészkijárat, stb…)
A konferenciahelyszín egyéb szükséges szolgáltatásai
- portaszolgálat
- regisztrációs pult
- ruhatár
- eligazító táblák, üléstermek és más konferenciaszolgáltatások
- fénymásolási lehetőség
- széf
- a szolgáltatások mozgáskorlátozottak számára is elérhetőek legyenek
- szervezők és a konferencia titkársága részére irodák, zárható raktárhelyiség
A konferenciahelyszín bejárása
A konferenciaszervezők a potenciális konferenciahelyszínek közül a preferenciáknak leginkább megfelelőket személyesen is megtekintik. Összeírják, hogy a termekben megrendezésre kerülő eseményekhez milyen felszereltségre van szükség, a stábszobába, a VIP- és a sajtószobákba milyen ellátást és technikai berendezéseket kívánnak biztosítani, a konferenciahelyszín által biztosítottakon felül a konferenciaszervezés sikeréhez milyen egyéb szolgáltatásokat szükséges megrendelni.A konferenciaszervezés sikerét biztosító szolgáltatók
Catering, party szerviz
A konferenciahelyszínek általában biztosítanak ételt, italt, és felszolgálást, azonban az összes kísérő rendezvény, és program szervezéséhez elegendő party szerviz kapacitás eléréséhez sokszor külső catering cég megbízása szükséges.Konferencia eszközök
Minden konferenciahelyszín rendelkezik saját konferenciatechnikai eszközparkkal (hangtechnika, vizuáltechnika, színpadtechnika), és a konferencia szervezéséhez szükséges alapvető rendezvénykellékekkel (rendezvény bútorok, terelők, dekoráció), jellemzően azonban szükség van ennek kiegészítésére konferencia technikai eszköz, és kellékkölcsönző cégek segítségével.A konferencia kisegítő személyzete - hoszteszek, hosztok
A hoszteszügynökségektől a konferencia vendégei által beszélt nyelveken értő hosztesz és hoszt gárdát kell rendelni az érkezők útbaigazítására, regisztrációjára, valamint a delegációk programjainak lebonyolításában történő segédkezésre.Tolmácsok, fordítók
A konferencia témáját képező szakterületen jártas, a kapcsolódó szakkifejezéseket, szakmai összefüggéseket ismerő, gyakorlott tolmácsokat bízzunk meg!Előadók, fellépők
A konferencia témájában szaktekintélynek számító, elismert előadók megnyerése a konferenciaszervezés sikerének kulcsa, hiszen az előadások határozzák meg a konferencia szakmai színvonalát.Transzfer, járműbérlés
A konferenciaszervezés részeként a konferencia résztvevői számára meg kell szervezni az autó, mikrobusz és autóbusz közlekedést a repülőterek, pályaudvarok és a konferenciahelyszín, valamint a konferenciahelyszín és a szállás között.Grafikai tervezés, és nyomdai szolgáltatások
A konferencia nyomdai anyagainak - logó, levélpapír, borítékok, mappák, íróeszközök, tájékoztatófüzetek, ültetőkártyák, nyomtatott sajtóanyag, szóróanyagok - grafikai tervezése, a szükséges mennyiségek meghatározása, és elkészíttetése.A konferenciaszervezés előkészületei
Konferencia körlevél és jelentkezési lap kiküldése
A konferenciaszervezés előkészületeként általában két körlevél kerül kiküldésre, melyek közül az első az igényfelmérést szolgálja. A tartalma:
- a konferencia főbb témakörei
- regisztrációs díj, és tartalma, fizetési feltétel, lemondási határidő
- a konferencián való részvételi és előadói szándék jelzéséhez jelentkezési lapok
- a programok (előadások, fakultatív programok, protokolláris rendezvények, kísérőrendezvények) pontos időpontja
- a konferencia résztvevőinek konkrét teendői
A szállodai szobák lefoglalása
A konferenciaszervezés részeként nem csak a jelentkezések alapján a konferenciaszervező által foglalandó szobákról kell gondoskodni, hanem a konferencia résztvevőinek önálló foglalásait is szükséges ellenőrizni.A konferencia résztvevőinek hivatalos meghívása
A konferencia szervezője a konferencia kezdetét 1-2 héttel megelőzően kétféle meghívót küld a regisztrált résztvevőknek, melyek a következő eseményekre szólnak:
- szakmai programok: konferencia előadások, szimpóziumok, bemutatók, megnyitó, ünnepi megemlékezések
- vendéglátás: díszétkezések, üzleti és büfévacsorák, fogadások, koktélpartik, kerti partik, borkóstoló stb...
A konferencia sajtótájékoztatójának megszervezése
A konferencia szervezője a sajtótájékoztató időpontját a lapzárták, a rádió- és a tv-műsorok időpontjaihoz igazítva tűzi ki, és 1-2 héttel a rendezvény előtt meghívóban tájékoztatja a sajtó képviselőit a konferencia témájáról, valamint a sajtótájékoztató helyéről és időpontjáról, majd pár nappal a rendezvény előtt telefonon egyezteti velük, hogy számíthat-e a részvételükre.A hölgyprogram megszervezése
A konferencia szakmai programjain részt nem vevő kísérők számára külön programok, rendezvények (pl.: városnézés, kirándulás) szervezése is a konferencia szervezés részét képezi. Ezek szervezéséhez további tanácsokat a rendezvényszervezésről szóló ismertetőnkben olvashat.Kormányváró, VIP váró lefoglalása
A konferencia előkelő vendégei számára a repülőtéren a VIP, vagy kormányvárók előre történő lefoglalása szükséges.Menük egyeztetése
A konferencia résztvevőinek a jelentkezési lapokon feltűntetett étkezéssel kapcsolatos speciális igényeit egyeztetni kell a konferenciahelyszín éttermével, vagy a megbízott catering, party szerviz céggel.A konferencia lebonyolítása
Közvetlenül a konferencia kezdete előtt
- stábértekezlet: a konferencia szervezői és a személyzet még egyszer egyeztetik a feladatokat a forgatókönyv alapján
- regisztrációs pult: a tájékoztató anyagok, szóróanyagok, étkezési jegyek elhelyezése a regisztrációs pultnál
- ellenőrzés: irányítótáblák, terembeosztás, ültetési rend és a névtáblák ellenőrzése
A konferencia fő eseményei
A konferenciaszervező a forgatókönyv szerint folyamatos ellenőrzése alatt tartja a rendezvényt, irányítja a személyzetet. Előre nem látható változások, problémák azonban minden konferenciaszervezés közben felmerülnek, melyekre gyorsan, és átgondolt intézkedésekkel kell reagáljon. A konferencia plenáris és szekcióülései, valamint a protokolláris rendezvények közötti szünetekben minden teremben szükséges újra ellenőrizni, hogy a berendezések, a konferenciatechnikai eszközök, és egyéb felszerelések megfelelőek-e.A konferencia utómunkálatai
A konferencia lebonyolítása utáni technikai feladatok
A konferencia céljára felállított építmények, a bérelt konferenciatechnikai berendezések leszerelése, a jelzések eltávolítása, hulladék elszállíttatása, és a takarítás a konferenciaszervezés befejezésének velejárói.A konferencia pénzügyi elszámolása
A költségszámlák ellenőrzése és kifizetése, utókalkuláció, a tervezetthez viszonyított túllépések és megtakarítások alapján a konferencia utólagos költségvetésének elkészítése, a konferenciaszervezés üzleti sikerének megállapítására.A konferencia értékelése
Az értékelés a jövőbeli konferenciaszervezés szempontjából nagyon lényeges folyamat, hiszen még a leggyakorlottabb konferenciaszervezők is tanulnak valami újat mindegyik általuk szervezett konferenciából. A konferencia, és a konferenciaszervezés értékelésének tárgyát képezik a vendégekkel, a személyzettel, a programokkal kapcsolatos megjegyzések is, és nagy segítséget nyújtanak benne a résztvevők meglátásai, melyeket a konferencia végén kitöltött értékelőlapokon rögzítenek.A konferencia dokumentációja
A konferenciaszervezés a fent felsorolt fáradságos feladatok elvégezése után, a konferenciával kapcsolatban keletkezett dokumentumok rendezésével, irattárazásával zárul.A konferenciaszervezés támogatására a következő lehetőségekkel állunk rendelkezésére:
Ha Ön vállalja fel a konferencia szervezés felelősségét:- továbbmehet a segítség oldalunkra a portál használati útmutatójáért, vagy
- regisztráljon, a navigációs fülekre kattintva kezdje meg a megfelelő szolgáltatók kiválasztását, és legyen Ön a konferencia szervezője!
Ha szeretné, hogy a rendezvény sikerét egy profi konferenciaszervező garantálja:
- továbbmehet a rendezvényszervező oldalunkra útmutatásért, vagy
- a segítség oldalunkra a portál használati útmutatójáért, vagy
- regisztráljon, a Szervezők fülre kattintva keressen konferenciaszervező partnereket, és bízza rájuk a konferencia szervezés feladatainak ellátását!
